Aide
Je dirige ou j'administre une structure
Prise en main
- Se connecter pour la première foisActiver votre compte de l'équipe depuis l'e-mail d'invitation, choisir votre mot de passe, puis vous connecter à Missea.
- Se connecter à MisseaVous connecter à l'espace de gestion de votre structure avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Se repérer dans MisseaLe menu de l'espace de gestion, le bouton « ? » d'aide sur l'écran et la déconnexion.
- Les pages de maintenance et d'erreurCe que disent les pages Maintenance en cours, Accès refusé, Page introuvable et Une erreur est survenue, et comment en sortir.
- Trier, filtrer et chercher dans un tableauRanger une liste par colonne, y chercher un nom, une langue ou un numéro, et la réduire avec les filtres.
- Filtrer une listeLes filtres de chaque liste de l'espace de gestion, pour n'afficher que les missions, interprètes, donneurs d'ordre, factures ou membres utiles.
- Lire le tableau de bordLes chiffres du jour, le rail des missions et les cartes qui signalent ce qui attend une action.
- Les cartes de suivi du tableau de bordLes trois cartes du tableau de bord qui signalent ce qui attend une action : feuilles en retard, contrats et documents à renouveler.
- La carte Pour commencerLes huit étapes de la carte Pour commencer, qui guide l'administrateur d'une structure nouvelle dans ses premiers réglages.
- Retrouver son mot de passeRecevoir par e-mail un lien pour choisir un nouveau mot de passe quand vous avez oublié le vôtre.
- Mot de passe oublié : les problèmes courantsQue faire quand l'e-mail de mot de passe n'arrive pas, quand le lien ne marche plus ou quand le nouveau mot de passe est refusé.
- Les rôles et ce que chacun peut faireAdministrateur, coordinateur, interprète, contacts du portail : ce que chaque rôle voit et ce qu'il peut faire dans Missea.
- Ce que seul l'administrateur peut faireLes tâches réservées à l'administrateur, que le coordinateur ne peut pas faire.
- Le vocabulaire de votre structureLes mots employés par Missea selon votre profil métier, et comment un administrateur remplace chacun par le vôtre.
- Revenir aux mots de votre profilEffacer un mot choisi par votre structure pour retrouver celui du profil métier, notamment après un changement de profil.
Paramétrer votre structure
- Compléter la fiche de la structureRenseigner le nom, l'adresse, le téléphone et l'e-mail de contact de la structure, repris sur les e-mails, les attestations et les factures.
- À quoi servent les coordonnées de la structure ?Où Missea reprend le nom, l'e-mail de contact, l'adresse et le téléphone de la structure, et ce que l'on ne règle pas dans la fiche.
- Personnaliser la marque : logo et couleurAjouter le logo de la structure et choisir sa couleur, qui remplacent ceux de Missea dans les espaces, les e-mails et les documents PDF.
- Où apparaissent le logo et la couleur ?Les écrans, les e-mails et les documents PDF qui portent le logo et la couleur de la structure, et ce qui remplace un logo SVG.
- Comprendre les profils métier : Santé, Social, JusticeCe que règlent les profils Santé, Social et Justice, et ce que le premier profil choisi prépare dans votre espace.
- Ajouter le profil Justice ou changer de profilAjouter le profil Justice à votre profil, ou passer à un autre profil métier, sans perdre votre vocabulaire ni vos réglages.
- Définir les langues proposées et les langues raresChoisir dans le catalogue les langues que la structure propose, et marquer celles qui sont rares.
- Retirer ou désactiver une langueRetirer de la liste de la structure une langue inutilisée, ou désactiver une langue déjà inscrite sur la fiche d'un interprète.
- Choisir les modalités d'interventionActiver les modalités que la structure propose, présentiel, téléphone et visio, et les renommer si besoin.
- Créer les zones d'interventionDéfinir les secteurs de déplacement de la structure, autour d'une commune ou par codes postaux et départements, pour trouver les interprètes proches.
- Comment les zones classent-elles les interprètes ?Comment Missea se sert des zones cochées sur la fiche des interprètes pour les classer sur une mission en présentiel.
- Modifier, archiver ou supprimer une zoneModifier une zone d'intervention, supprimer une zone inutilisée, archiver une zone déjà cochée sur une fiche ou la remettre en service.
- Définir les documents exigésLister les documents demandés aux interprètes, avec leur validité, leur délai d'alerte et ceux qui sont obligatoires.
- Définir les qualifications suiviesLister les diplômes, formations et assermentations que la structure note sur la fiche de ses interprètes, avec ou sans date d'expiration.
- Modifier, archiver ou supprimer une qualification ou un documentModifier une qualification ou un document demandé, supprimer un élément inutilisé, archiver un élément présent sur une fiche ou le remettre en service.
- Classer les donneurs d'ordre par typeTenir la liste des types de donneurs d'ordre, qui sert aux filtres, à la page Activité et aux bilans financeurs.
- Définir les motifs d'annulationTenir la liste des motifs proposés à chaque annulation, et dire lesquels comptent la demande comme non pourvue.
- Définir la grille de base de la structureFixer vos prix par défaut, appliqués hors contrat et copiés dans chaque nouveau contrat.
- Que contient la grille de base ?Les cinq blocs de la grille de base et leurs valeurs de départ, avant que vous les changiez.
- Régler le fonctionnement : horaires et délaisRégler vos heures d'ouverture et les délais laissés aux interprètes pour répondre.
- Régler l'envoi différé, les feuilles et les invitationsRégler l'attente avant chaque envoi, le contrôle des feuilles, la durée des invitations et l'estimation du trajet.
- Organiser l'astreinte de nuitDésigner le coordinateur prévenu par SMS quand la structure est fermée, et savoir quand il est alerté.
- Régler les missions de nuitRégler le temps de réponse des cascades de nuit, et dire si une mission en présentiel de nuit peut entrer en cascade.
- Activer l'immédiatLaisser une demande urgente du portail lancer seule une cascade quand votre structure est fermée.
- Quand l'immédiat se déclenche-t-il ?Les conditions qui lancent l'immédiat, ce qui se passe ensuite, et ce que reçoit l'équipe quand il ne se déclenche pas.
- Régler le portail des donneurs d'ordreChoisir si les demandes du portail sont validées avant traitement, si le prix indicatif s'affiche et ce que le service lit du nom de l'interprète.
- Valider une demande du portailRelire une demande passée sur le portail, la corriger si besoin, puis la valider pour qu'elle devienne à pourvoir.
- Gérer l'équipe : administrateurs et coordinateursInviter les administrateurs et les coordinateurs de votre structure, puis suivre leurs invitations jusqu'à leur première connexion.
- Changer le rôle ou désactiver un membre de l'équipePasser un membre de coordinateur à administrateur, retirer l'accès d'une personne qui quitte la structure ou lui rendre cet accès.
- Renseigner les informations de facturationSaisir le SIRET, les mentions légales et le compte bancaire qui figurent sur vos factures et vos avoirs.
- Régler les relances des facturesChoisir à quels jours après l'échéance une facture impayée est relancée, et si l'e-mail de relance part seul.
- Choisir le régime de TVAIndiquer si votre structure facture la TVA, avec son taux, ou si elle facture sans TVA, avec la mention portée sur ses factures.
- Renseigner le numéro de TVA et l'option sur les débitsSaisir le numéro de TVA de votre structure et indiquer si elle a choisi de payer la TVA d'après les débits.
- Facturer sans TVA : exonération ou hors champPréciser pourquoi votre structure facture sans TVA, pour que le fichier Factur-X de chaque facture soit correct.
- Les e-mails envoyés à la marque de votre structureCe qui donne aux e-mails de Missea le nom, le logo et les couleurs de votre structure, et où arrivent les réponses.
- Quels e-mails Missea envoie-t-il ?La liste des e-mails que Missea envoie aux interprètes, aux contacts des donneurs d'ordre et à votre équipe.
- Quels SMS Missea envoie-t-il ?La liste des SMS envoyés aux interprètes et au coordinateur d'astreinte, et les conditions de leur envoi.
- Choisir le nom d'expéditeur des SMSChoisir le nom qui s'affiche comme expéditeur des SMS envoyés par votre structure.
- Que se passe-t-il quand le plafond de SMS est atteint ?Où voir le nombre de SMS du mois, comment ils sont comptés et ce qui part à leur place une fois le plafond atteint.
Les interprètes
- Ajouter un interprèteCréer la fiche d'un interprète avec son nom, son e-mail, son mobile, son statut et ses langues, puis la compléter.
- Indiquer les langues parlées par un interprèteSaisir les langues d'un interprète avec leur niveau, choisir sa langue principale et ajouter une langue du catalogue.
- Trouver un interprète dans l'annuaireRetrouver un interprète par son nom ou sa langue, filtrer l'annuaire et lire les colonnes Documents et État.
- Compléter la fiche : langues, modalités, zonesIndiquer les langues, les modalités et les zones d'un interprète, en suivant la carte À compléter de sa fiche.
- Renseigner le contact et le statut d'un interprèteModifier les coordonnées, la commune de résidence, le statut, l'adresse postale et les notes internes d'un interprète.
- Saisir les qualifications d'un interprèteNoter sur la fiche d'un interprète ses diplômes, formations et assermentations, avec leurs dates, et suivre leur échéance.
- Saisir les disponibilités et les absencesPeindre la semaine type d'un interprète, créneau par créneau, et noter ses absences pour qu'il ne reçoive que les missions qu'il peut assurer.
- Suivre les documents et leurs dates d'expirationLire l'état des pièces d'un interprète, ouvrir ses fichiers, comprendre les pièces confidentielles et les alertes d'expiration.
- Déposer une pièce pour un interprèteDéposer ou remplacer une pièce sur la fiche d'un interprète, par le volet ou par glisser-déposer, et comprendre pourquoi un fichier est refusé.
- Inviter un interprète dans son espaceOuvrir à un interprète l'accès à son espace depuis sa fiche, suivre son invitation, la renvoyer ou couper l'accès.
- Valider les modifications proposées par un interprèteAccepter ou refuser les langues et qualifications demandées par un interprète, et valider les pièces qu'il dépose depuis son espace.
- Mettre en pause ou archiver un interprèteSuspendre les propositions faites à un interprète, ou retirer sa fiche de l'annuaire, sans rien effacer.
- Supprimer ou anonymiser un interprèteSupprimer la fiche d'un interprète qui n'a aucune mission, ou anonymiser une fiche archivée, à sa demande ou à votre initiative.
Les donneurs d'ordre
- Ajouter un donneur d'ordreCréer la fiche d'un donneur d'ordre avec son nom, son type et son adresse, qui devient celle de son premier service.
- Ajouter des services et leurs adressesAjouter les services d'un donneur d'ordre, dont l'adresse donne le lieu des missions, puis les archiver ou les réactiver.
- Ajouter des contactsEnregistrer les personnes à joindre chez un donneur d'ordre, avec leurs rôles, avant de leur ouvrir le portail si besoin.
- Ouvrir le portail à un contactInviter un contact de donneur d'ordre sur le portail et, pour un demandeur, lui donner le droit de déclencher l'immédiat.
- Suivre, désactiver ou réactiver l'accès au portailLire l'état de l'accès au portail d'un contact, renvoyer son invitation, désactiver son accès ou le réactiver.
- Archiver un donneur d'ordreRetirer un donneur d'ordre de la liste sans rien effacer, le sortir de l'archive, ou supprimer un dossier qui n'a jamais servi.
- Créer un contratCréer le contrat d'un donneur d'ordre, avec sa période, son type et son document signé.
- Modifier, clôturer ou supprimer un contratModifier un contrat, le clôturer par une date de fin, ou le supprimer tant qu'il n'a pas commencé. Et lire son état.
- Désigner les bénéficiaires d'un contratChoisir les services qu'un contrat couvre, y compris ceux d'autres donneurs d'ordre quand un financeur paie pour eux.
- Définir la grille tarifaire d'un contratAjuster les prix d'un contrat bloc par bloc, et repérer ce qui le distingue de votre grille de base.
- Les majorations : urgence, nuit, week-end, langue rareRégler les six majorations d'une grille tarifaire, savoir quand chacune s'applique et comment elles se cumulent.
- La majoration des langues raresQuand la majoration Langue rare s'applique, et comment un contrat ajoute ou retire une langue de la liste de votre structure.
- Facturer le déplacement et le temps de trajetChoisir comment le déplacement de l'interprète et son temps de trajet s'ajoutent au prix d'une mission en présentiel.
- Définir les paliers d'annulation d'un contratFixer ce que paie le donneur d'ordre quand son service annule, selon le délai avant la mission.
- Simuler un tarifCalculer le prix d'une mission, ou le coût de son annulation, d'après la grille d'un contrat. Le simulateur n'enregistre rien.
- Renseigner SIRET, code service et numéro d'engagementRemplir la carte Facturation d'un donneur d'ordre, avec les identifiants qu'exigent les établissements publics pour le dépôt sur Chorus Pro.
- Appliquer une TVA propre à un donneur d'ordreFacturer un donneur d'ordre avec une autre règle de TVA que celle de votre structure, par exemple un établissement situé à l'étranger.
- Gérer les bons de commandeEnregistrer les bons de commande d'un donneur d'ordre, suivre ce que les factures en consomment et choisir le bon d'une mission.
- Émettre malgré le dépassement du bon de commandeÉmettre une facture qui dépasse le montant engagé de son bon de commande, avec une confirmation et un motif inscrit au journal.
Les missions
- Annuler une missionAnnuler une mission à tout moment, en indiquant qui annule et pourquoi, avec les frais éventuels calculés selon la grille tarifaire.
- Comment sont calculés les frais d'annulation ?Qui paie une annulation, et comment Missea calcule le montant d'après les paliers d'annulation de la grille tarifaire.
- Rétablir une mission annuléeRendre une mission annulée à son interprète ou la remettre à pourvoir, par exemple après une annulation par erreur.
Les autres rôles
Une question sans réponse ? Écrivez-moi à alexandre@missea.fr