Suivre les documents et leurs dates d'expiration

Sur la fiche d'un interprète, la carte Documents montre l'état et la date d'expiration de chaque pièce demandée. Les administrateurs et les coordinateurs la consultent.

Ouvrir la carte Documents

1. Dans le menu, cliquez sur Interprètes.
2. Cliquez sur la ligne de l'interprète.
3. Descendez jusqu'à la carte Documents. Les pièces obligatoires qui bloquent sont en tête.
4. Pour lire une pièce, cliquez sur Consulter.

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Les états d'une pièce

• Valide : la pièce est déposée et n'expire pas prochainement.
• Expire bientôt : la date d'expiration tombe dans le délai d'alerte, 30 jours par défaut.
• Expiré : la date d'expiration est passée. Le jour même de cette date, la pièce est encore valide.
• Manquant : aucune pièce n'est déposée.
• À vérifier : l'interprète l'a déposée depuis son espace, votre équipe doit la valider.

Une pièce obligatoire Expiré, Manquant ou À vérifier rend l'interprète Non apte. Aucune mission ne peut alors lui être proposée.

Les pièces confidentielles

La mention confidentielle signale une pièce confidentielle, comme la pièce d'identité. Seuls les administrateurs en ouvrent le fichier. Un coordinateur lit Confidentielle à la place de Consulter.

Chaque ouverture d'un fichier est inscrite au journal des accès.

Les alertes

Chaque matin à 7 h, Missea prévient par e-mail votre équipe et chaque interprète concerné : « 3 pièces à renouveler » pour l'équipe, « Vos pièces à renouveler » pour l'interprète.

Une pièce alerte deux fois : à son entrée dans le délai, puis une fois expirée. Les qualifications qui ont une échéance figurent dans les mêmes e-mails. Les interprètes archivés ne sont plus suivis.

Le tableau de bord les reprend dans la carte Documents à renouveler. Dans l'annuaire, le filtre Documents isole les fiches À renouveler ou Bloquants.

Voir aussi

• Déposer une pièce pour un interprète
• Valider les modifications proposées par un interprète
• Définir les documents exigés
• Les cartes de suivi du tableau de bord